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Texas Department of Insurance
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2023 DWC proposed and adopted rules

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Summary

The Texas Department of Insurance, Division of Workers’ Compensation (DWC) proposes amendments to 28 Texas Administrative Code (TAC) Chapter 133, General Medical Provisions and 28 TAC Chapter 134, Benefits – Guidelines for Medical Services, Charges, and Payments to improve billing and reimbursement for certain workers' compensation-specific services, including designated doctor (DD) examinations, required medical examinations (RMEs), work status reports, and maximum medical improvement (MMI) evaluations and impairment rating (IR) examinations by treating and referred doctors. The proposed rules are necessary to attract and retain DDs, RME doctors, and doctors that perform MMI evaluations and IR examinations by addressing billing and reimbursement issues, reducing disputes, and decreasing the administrative burdens of participating in the programs.

The proposals:

  • Adjust the fees once by applying the Medicare Economic Index (MEI) percentage adjustment factor for the period 2009-2024.
  • Adjust the fees annually on January 1 (after that initial adjustment) by applying the MEI percentage adjustment factor in Section 134.203(c)(2).
  • Round the fees to whole dollars.
  • Create a $100 missed appointment fee.
  • Create a $300 specialist fee.
  • Eliminate tiering so that for DDs and RME doctors, all issues addressed within one exam will be paid at the established fee and not reduced.
  • Require an assignment number in the prior authorization field of medical billing forms to identify DD-associated billing.
  • Clarify the start of the 95-day period for timely submission of a DD exam bill.
  • Contain editorial and formatting changes throughout to improve clarity.

Resumen

El Departamento de Seguros de Texas, División de Compensación para Trabajadores (Texas Department of Insurance, Division of Workers’ Compensation -DWC, por su nombre y siglas en inglés) propone enmiendas al Capítulo 133 del Código Administrativo de Texas No. 28 (28 Texas Administrative Code -TAC, por su nombre y siglas en inglés), Disposiciones Médicas Generales y al Capítulo 134 del 28 TAC, Beneficios--Guía para Servicios Médicos, Cargos y Pagos para mejorar la facturación y el reembolso de ciertos servicios específicos de compensación para trabajadores, incluyendo los exámenes con médicos designados (designated doctor -DD, por su nombre y siglas en inglés), exámenes médicos requeridos (required medical examinations -RME, por su nombre y siglas en inglés), reportes de estado de trabajo y evaluaciones del mejoramiento máximo médico (maximum medical improvement -MMI, por su nombre y siglas en inglés) y porcentaje de impedimento de cuerpo entero (impairment rating -IR, por su nombre y siglas en inglés) por parte de los médicos de tratamiento y médicos referidos. Los reglamentos propuestos son necesarios para atraer y retener a los DD, médicos de RME y médicos que realizan evaluaciones del MMI y exámenes de IR al abordar cuestiones de facturación y reembolso, y para reducir disputas y disminuir las cargas administrativas de participar en los programas.

Las propuestas:

  • Ajustan una vez las tarifas aplicando el factor de ajuste porcentual del Índice Económico de Medicare (Medicare Economic Index -MEI, por su nombre y siglas en inglés) para el período de 2009-2024.
  • Ajustan las tarifas anualmente el 1º de enero (después de ese ajuste inicial) aplicando el factor de ajuste porcentual del MEI en la Sección 134.203(c)(2).
  • Redondean las tarifas a dólares enteros.
  • Crean una tarifa de $100 para las citas perdidas.
  • Crean una tarifa de especialista de $300.
  • Eliminan la categorización para que para los DD y los médicos de RME, todas las cuestiones puedan ser abordadas en un solo examen y sean pagadas a la tarifa establecida y no se reduzcan.
  • Requieren un número de asignación en el previo campo de autorización de los formularios de facturación médica para identificar la facturación asociada a los DD.
  • Aclaran el inicio del período de 95 días para la presentación oportuna de una factura de examen de DD.
  • Contienen cambios editoriales y de formato para mejorar la claridad.

Informal

First informal

Second informal

Third informal

Proposal

Public hearing

  • Hearing information: 11 a.m., Central time, on January 23, 2024 | audio (mp3)
  • Comments: Email RuleComments@tdi.texas.gov 
  • Deadline: by 5 p.m., Central time, on January 29, 2024

Adoption

Summary

DWC staff reviewed the process insurance companies use to submit information on their accident prevention services to DWC. We identified areas to improve, including removing certain burdensome requirements that companies must follow when they submit information on their accident prevention services. To make many of these improvements, DWC must adopt rules.

Resumen

El personal de DWC revisó el proceso que utilizan las compañías de seguros para enviar información sobre sus servicios de prevención de accidentes a DWC. Nosotros identificamos áreas para mejorar, incluyendo la eliminación de ciertos requisitos complicados que las compañías deben de seguir cuando envían información sobre sus servicios de prevención de accidentes. Para realizar muchas de estas mejoras, DWC debe adoptar reglamentos.

Informal

Proposal

Adoption

Summary

The Texas Department of Insurance, Division of Workers’ Compensation (DWC) is proposing amendments to Title 28, Texas Administrative Code (28 TAC), Sections 133.240, 133.250, 133.305, 133.308, and 134.600, concerning medical disputes for workers' compensation claims. The proposed rules implement Texas Labor Code Sections 401.027, 501.001, 501.027, 501.028, and 501.029, which were added or amended by House Bill 90, 88th Legislature, Regular Session (2023). 

The proposed rules are necessary to implement the changes in HB 90 by clarifying workers' compensation coverage for authorized travel by members of the Texas military forces, ensuring that insurance carriers expedite claims for medical benefits by injured members of the Texas military forces, and ensuring that DWC expedites disputes about those claims. The proposed rules also include an update to the agency's address and nonsubstantive editorial and formatting changes that make updates for plain language and agency style to improve clarity. 

Resumen

El Departamento de Seguros de Texas, División de Compensación para Trabajadores (Division of Workers’ Compensation -DWC, por su nombre y siglas en inglés) propone enmiendas a las Secciones 133.240, 133.250, 133.305, 133.308 y 134.600 del Título 28 del Código Administrativo de Texas (28 TAC), con respecto a disputas médicas por reclamaciones de compensación para trabajadores. Los reglamentos propuestos implementan las Secciones 401.027, 501.001, 501.027, 501.028 y 501.029 del Código Laboral de Texas, que fueron agregadas o enmendadas por el Proyecto de Ley 90 de la Cámara de Representantes (House Bill -HB, por su nombre y siglas en inglés), de la 88ª Asamblea Legislativa, Sesión Ordinaria (2023).

Los reglamentos propuestos son necesarios para implementar los cambios en el HB 90 al aclarar la cobertura de compensación para trabajadores para viajes autorizados por miembros de las fuerzas militares de Texas, garantizando que las aseguradoras aceleren las reclamaciones de beneficios médicos de los miembros lesionados de las fuerzas militares de Texas y garantizar que DWC acelere las disputas de estas reclamaciones. Los reglamentos propuestos también incluyen una actualización de la dirección de la agencia y cambios editoriales y de formato no sustanciales que actualizan el lenguaje sencillo y el estilo de la agencia para mejorar la claridad. 

Proposal 

Adoption

Summary

DWC is proposing amendments to Title 28, Texas Administrative Code (28 TAC), Section 122.100 and new 28 TAC Section 124.8, concerning claims for death benefits. The amendments and new section allow eligible beneficiaries to file claims for death benefits with DWC or an insurance carrier and clarify an insurance carrier’s obligations for recordkeeping and notice to DWC. Existing rules require an insurance carrier to send a plain-language notice of potential entitlement to workers’ compensation death benefits to a potential beneficiary. The new section requires the insurance carrier to copy DWC on that notice. The rules implement Texas Labor Code Sections 408.182 and 409.007, which were amended by House Bill 2314, 88th Legislature, Regular Session (2023).

Resumen 

El Departamento de Seguros de Texas, División de Compensación para Trabajadores (DWC) propone enmiendas al Título 28 del Código Administrativo de Texas (28 TAC), Sección 122.100, y a la nueva Sección 124.8 del 28 TAC, en relación con las reclamaciones de beneficios por causa de muerte. Las enmiendas y la nueva sección permiten a los sobrevivientes elegibles presentar reclamaciones de beneficios por causa de muerte ante DWC o ante una aseguradora y aclaran las obligaciones de la aseguradora en cuanto al mantenimiento de registros y la notificación a DWC. Los reglamentos existentes requieren que una aseguradora envíe un aviso en lenguaje claro a un posible beneficiario sobre el posible derecho a recibir beneficios por causa de muerte de compensación para trabajadores. La nueva sección requiere que la aseguradora copie a DWC en ese aviso. El reglamento implementa las Secciones 408.182 y 409.007 del Código Laboral de Texas, que fueron enmendadas por el Proyecto de Ley de la Cámara de Representantes (House Bill -HB, por su nombre y siglas en inglés) 2314, de la 88ª Asamblea Legislativa, Sesión Ordinaria (2023).

Proposal

Public hearing

Drafts of related forms

Adoption

Summary

The Texas Department of Insurance, Division of Workers’ Compensation (DWC) informally proposes:

  • Amendments to include affected lifetime income benefits (LIBs) in 28 Texas Administrative Code Sections 127.1 and 127.25, Requesting Designated Doctor Examinations and Failure to Attend a Designated Doctor Examination; and
  • Amendments to and new sections in 28 TAC Chapter 131, Benefits--Lifetime Income Benefits.

These amendments and new sections implement House Bill (HB) 2468, 88th Legislature, Regular Session (2023). To implement HB 2468, DWC is required to adopt rules. The draft rules divide Chapter 131 into subchapters to make the sections that apply to first responders affected by HB 2468 easy to find, and they make conforming amendments to Sections 127.1 and 127.25. DWC is also creating two new related forms to assist with compliance with the law. There will be an opportunity to provide input on these forms separately.

HB 2468:

  • Amended Texas Labor Code Section 408.161(a), which redefines physically traumatic brain injuries for the purpose of entitlement to LIBs.
  • Added new Section 408.1615 to allow certain first responders to receive LIBs.
  • Amended Section 408.0041 to include first responders under Section 408.1615.

Resumen

El Departamento de Seguros de Texas, División de Compensación para Trabajadores (Division of Workers’ Compensation -DWC, por su nombre y siglas en inglés) propone informalmente:

  • Enmiendas para incluir los beneficios afectados de ingresos de por vida (Lifetime Income Benefits -LIBs, por su nombre y siglas en inglés) en las Secciones 127.1 y 127.25 del Código Administrativo de Texas No. 28, Cómo Solicitar Exámenes con Médicos Designados y el No Asistir al Examen con un Médico Designado; y
  • Enmiendas y nuevas secciones en el Capítulo 131 del 28 TAC, Beneficios—Beneficios de Ingresos de por Vida.

Estas enmiendas y nuevas secciones implementan el Proyecto de Ley 2468 de la Cámara de Representantes (House Bill -HB, por su nombre y siglas en inglés) de la 88ª Asamblea Legislativa, Sesión Ordinaria (2023). Para implementar el HB 2468, es requerido que DWC adopte reglamentos. El borrador de los reglamentos divide el Capítulo 131 en subcapítulos para que las secciones que se aplican a los empleados de respuesta inmediata (first responders, por su nombre en inglés) que han sido afectados por el HB 2468 sean fáciles de encontrar, y hacen enmiendas conformes a las Secciones 127.1 y 127.25. DWC también está creando dos nuevos formularios relacionados para ayudar con el cumplimiento de la ley. Habrá una oportunidad para proporcionar comentarios sobre estos formularios por separado.

El HB 2468:

  • Enmendó la Sección 408.161(a) del Código Laboral de Texas, el cual redefine las lesiones cerebrales físicamente traumáticas con el propósito de determinar el derecho para recibir LIBs.
  • Agregó la nueva Sección 408.1615 para permitir que ciertos empleados de respuesta inmediata reciban LIBs.
  • Enmendó la Sección 408.0041 para incluir a los empleados de respuesta inmediata bajo la Sección 408.1615.

Informal

Summary

Section 133.30 (which has been in effect since May 6, 2018) sets billing requirements when a health care provider provides telemedicine and telehealth services. Currently, 28 TAC Section 133.30 has definitions for “telemedicine services” and “telehealth services,” but it does not define “teledentistry dental service.”

The proposed amendments add a definition for “teledentistry services” and a requirement that health care providers must bill for teledentistry services according to applicable Medicaid payment policies. The proposed amendments will not establish a new reimbursement methodology for teledentistry but will require health care providers to use the existing dental reimbursement methodology in 28 TAC Section 134.303.

Resumen 

La Sección 133.30 (la cual ha estado vigente desde el 6 de mayo de 2018) establece los requisitos de facturación cuando un proveedor de servicios médicos proporciona servicios de telemedicina y telesalud. Actualmente, la Sección 133.30 del 28 TAC cuenta con definiciones para “servicios de telemedicina” y “servicios de telesalud”, pero no define el “servicio dental de teleodontología”.

Las enmiendas que han sido propuestas agregan una definición para los “servicios de teleodontología” y un requisito de indica que los proveedores de servicios médicos deben de facturar por los servicios de teleodontología de acuerdo con las políticas de pago aplicables de Medicaid. Las enmiendas que han sido propuestas no establecerán una nueva metodología de reembolso para la teleodontología, pero requerirán que los proveedores de servicios médicos usen la metodología de reembolso dental que ya existe en la Sección 134.303 del 28 TAC.

Proposal

Adoption

Summary

DWC proposes to amend Title 28, Texas Administrative Code (TAC) §§180.64, 180.66, 180.68, 180.72, and 180.76, concerning the Medical Quality Review Panel (MQRP), to:

  • Conform with related rules and practices.
  • Clarify the amount of notice to which a respondent is entitled before an informal settlement conference (ISC).
  • Clarify that DWC may conduct an ISC remotely or in person.
  • Make editorial changes for plain language and agency style.

DWC also proposes to repeal 28 TAC §180.78, concerning the effective date of the subchapter, because it is no longer necessary.

Resumen 

El Departamento de Seguros de Texas, División de Compensación para Trabajadores (Division of Workers’ Compensation -DWC, por su nombre y siglas en inglés) propone modificar el Título 28, Código Administrativo de Texas (Texas Administrative Code -TAC, por su nombre y siglas en inglés) §§180.64, 180.66, 180.68, 180.72 y 180.76, en relación con el Panel de Revisión de la Calidad Médica (Medical Quality Review Panel -MQRP, por su nombre y siglas en inglés), para:

  • Cumplir con los reglamentos y las prácticas relacionadas.
  • Aclarar la cantidad de la notificación a la que tiene derecho un demandado antes de una conferencia informal para llegar a un acuerdo (informal settlement conference -ISC, por su nombre y siglas en inglés).
  • Aclarar que DWC puede realizar un ISC de forma remota o en persona.
  • Realizar cambios editoriales para lograr un lenguaje sencillo y el estilo de la agencia.

DWC también propone revocar el 28 TAC §180.78 con respecto a la fecha de vigencia del subcapítulo, porque ya no es necesario.

Proposal

MQRP Process Document

Adoption

Summary

The rules concern how the designated doctor program operates. The section DWC proposes to repeal, §127.110, has been incorporated into amended §127.100. The proposed amendments and repeal implement Texas Labor Code §§408.0041 and 408.1225, which direct DWC on the operation of the designated doctor program. Section 180.23 implements Labor Code §408.1225, concerning designated doctor certification and training. Neither rule concerns billing or reimbursement—DWC will address billing and reimbursement in future rulemaking.

Informal

First informal

Second informal

Proposal

Public hearing

  • Hearing information: 10:00 am, Central time, on January 18, 2023
  • Comments: email RuleComments@tdi.texas.gov by 5:00 pm, Central time, on January 30, 2023

Adoption

Summary

The adopted changes make updates to conform the rule text to agency style and direct the public to www.tdi.texas.gov/wc to find the specific data requirements, data set transactions, data mapping, data edits, and fees per record as required by Labor Code Section 401.024. The previous version of the rule had DWC’s former web address.

Proposal

Adoption

Summary

28 TAC Section 55.15 (which has been in effect since November 20, 1977) implements requirements for the contents of compromise settlement agreements. The amendments remove the requirement that “old law” settlement agreements be submitted on multi-colored carbon or carbonless paper. The amendments require that “old law” settlement agreements be submitted in the form and manner prescribed by DWC. The amendments also replace references to “the board” with “the division.” This rule does not change the people the rule affects or impose a cost on stakeholders, DWC, or the state.

Resumen 

La Sección 55.15 del 28 TAC (la cual ha estado vigente desde el 20 de noviembre de 1977) implementa los requisitos para el contenido de los acuerdos de compromiso de pago (compromise settlement agreements, por su nombre en inglés). Las enmiendas eliminan el requisito que indica que los acuerdos de pago (settlement agreements, por su nombre en inglés) de la “ley antigua” sean presentados en papel carbón o en papel de copia sin carbón multicolor. Las enmiendas requieren que los acuerdos de pago de la “ley antigua” sean presentados en la forma y manera prescrita por DWC. Las enmiendas también reemplazan las referencias a “la junta” (the board, por su nombre en inglés) con “la división”. Este reglamento no cambia las personas a las que afecta el reglamento ni impone un costo a las partes interesadas, a DWC, o al estado.

Proposal

Adoption

Summary

The changes would add Texas Mutual’s physical address, update Insurance Code references, and make updates for plain language and agency style. The amendments are limited to these clarifications, statutory authority updates, and purely editorial changes. 28 Texas Administrative Code Section 165.1 (which has been in effect since 1999) requires Texas Mutual to give DWC a list of policyholders that need accident prevention services. It also requires policyholders who must get a safety consultation and who are located outside of Texas to give Texas Mutual certain information.

Proposal

Adoption